Huishoudelijk reglement AC HAMME vzw
1 Missie en werking van de organen.
1.1. Benaming
Atletiekclub AC HAMME VZW
Val nummer 330 HAMM
1.2. Missie
AC HAMME VZW heeft als doel het scheppen van voorwaarden en het ontplooien van activiteiten, zodat atleten op een veilige en verantwoorde wijze op hun niveau de baan en wegatletiek kunnen beoefenen, waarbij plezier, gezelligheid, gezondheidsbevordering en sociale binding voorop staan.
Een brede missie, met veel elementen, die ieder voor zich, om een nadere uitwerking vragen. Al deze elementen zijn terug te vinden in het beleidsplan. De eigenlijke uitwerking is afhankelijk van de mogelijkheden en positie waarin de vereniging zich op dat moment bevindt.
1.3. Bijzondere taken van de Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur zal:
Geven o.a. aanleiding tot ontslag:
De Raad van Bestuur kan beslissen akkoorden aan te gaan met andere clubs, om een samenwerkingsvoorstel aan te gaan, zolang deze handelingen en/of akkoorden het belang, de eigenheid, de doelstellingen en de werking van de club niet schaden.
De Raad van Bestuur zal in zijn midden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en vervangend secretaris aanstellen, evenals een penningmeester, een materiaalverantwoordelijke, jeugdcoördinator, een trainingscoördinator, een verantwoordelijke voor de recreanten en een verantwoordelijke voor de sociale activiteiten. Andere functies kunnen worden voorzien in het licht van de bijzondere kennis en ervaring aanwezig binnen de Raad van Bestuur. Ten allen tijde kan een lid zijn of haar functie tijdelijk delegeren aan een ander lid.
1.4. De voorzitter, de ondervoorzitter
Volgende taken behoren ook tot zijn functie: het vertegenwoordigen van de club op vergaderingen van het provinciaal comité, jaarlijkse algemene vergadering VAL , gemeente, sportdienst en andere clubs enz.
De voorzitter kan, na overleg met minstens twee leden van de raad van bestuur, ten allen tijde dringende maatregelen treffen in het belang van de vereniging.
De Voorzitter, indien afwezig, wordt vertegenwoordigd door de ondervoorzitter.
1.5. De secretaris
De secretaris heeft als taak de administratie te verzorgen betreffende:
De secretaris woont de door het provinciaal comité georganiseerde vergadering waarop de meetings voor het zomerseizoen worden toegekend bij (kalendercongres).
Voor een goede werking van de vereniging kunnen, mits goedkeuring van de Raad van Bestuur, de taken desgevallend gesplitst worden over meerdere personen.
1.6. De penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor:
De penningmeester mag zich laten bijstaan door een boekhouder.
1.7. De verantwoordelijke voor de jeugd (jeugdcoördinator)
Met de “jeugd” wordt hier bedoeld de benjamins, pupillen, miniemen cadetten en scholieren.
De jeugdcoördinator zetelt in de RVB. en is in bezit van minimaal een B diploma.
De jeugdcoördinator heeft als taak:
Hij/zij mag zich door andere(n) laten bijstaan of bepaalde taken aan een andere trainer delegeren. De initiatieven van de jeugdcoördinator dienen steeds door de Raad van Bestuur te worden goedgekeurd.
De jeugdcoördinator is de spreekbuis van de jeugd en van hun ouders naar de Raad van Bestuur toe.
1.8. Trainerscoördinator
De trainerscoördinator zetelt in de RVB. en is in het bezit van minimaal een B diploma.
De trainerscoördinator heeft als taak:
1.9. Jogverantwoordelijke
Hij/zij zetelt in de RVB en zal deze op de hoogte brengen van geplande activiteiten en/of deelname aan loopwedstrijden.
De Jogverantwoordelijke heeft als taak:
1.10. Bijzondere functies
De Raad van Bestuur kan ten allen tijde bijzondere functies instellen zoals een kledijverantwoordelijke, een webmaster, een verantwoordelijke van het clubblad enz.
1.11. Jeugdbestuur
Het is samengesteld uit leden van de RVB, ouder(s), atleten jonger dan 17j, jeugdtrainer(s) en de jeugdcoördinator. Het staat in voor de organisatie en coördinatie van het jeugdbeleid, de kampen, uitstappen en andere activiteiten.
1.12. Trainersvergadering
Het is samengesteld uit leden van de RVB, de trainerscoördinator en de trainers. Zij bespreekt de organisatie en coördinatie van de trainingen en de selectie van de competitie atleten voor de kampioenschappen en de interclubs.
2. Gebruik van de “naam of benaming” atletiekclub Hamme en zijn logo.
Dit is het logo dat in atletiekclub Hamme geldig is en wordt gebruikt bij alle officieel drukwerk en in alle briefwisseling.
1 Missie en werking van de organen.
1.1. Benaming
Atletiekclub AC HAMME VZW
Val nummer 330 HAMM
1.2. Missie
AC HAMME VZW heeft als doel het scheppen van voorwaarden en het ontplooien van activiteiten, zodat atleten op een veilige en verantwoorde wijze op hun niveau de baan en wegatletiek kunnen beoefenen, waarbij plezier, gezelligheid, gezondheidsbevordering en sociale binding voorop staan.
Een brede missie, met veel elementen, die ieder voor zich, om een nadere uitwerking vragen. Al deze elementen zijn terug te vinden in het beleidsplan. De eigenlijke uitwerking is afhankelijk van de mogelijkheden en positie waarin de vereniging zich op dat moment bevindt.
1.3. Bijzondere taken van de Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur zal:
- Zijn statutaire taken uitvoeren.
- De sportieve uitbouw en de sportieve koers van de club bepalen en daartoe de eisen naar de trainers toe duidelijk formuleren om de vooropgestelde doelen te bereiken.
- De verschillende groepen (spurter, werpers, springers, afstandslopers, meerkampers en recreanten) optimaal uitbouwen en dit met gelijkheid van middelen en mogelijkheden.
- Instaan voor de organisatie van de wekelijkse trainingen van de verschillende groepen.
- Nieuwe trainers aanstellen of eventueel ontslaan indien er inbreuk gepleegd werd op de gedragscode.
- Nieuwe leden aanwerven.
- Waken over de naleving van de regels die de VAL van zijn leden vereist en dit zowel op financieel als op administratief vlak.
- Zich in de mate van zijn mogelijkheden engageren om de nodige werkingsgelden via sponsoring en het organiseren van lonende activiteiten binnen te krijgen.
- Zich ten volle in te zetten om AC HAMMME VZW een zo positief mogelijk imago te bezorgen op zowel gemeentelijk, provinciaal, nationaal als internationaal vlak en dit door o.m. het bijwonen van vergaderingen of het meewerken aan promotiecampagnes die het imago en de bekendmaking van de club ten goede kunnen komen op korte, middellange of lange termijn.
- Naar eigen vermogen actief meewerken aan de door de club georganiseerde nevenactiviteiten.
- Bereid zijn vragen van leden te aanhoren en te beantwoorden.
- Op gemotiveerde wijze leden ontslaan, die de gedragscode, het clubklassement, het huishoudelijk reglement en het reglement van de VAL en KBAB schenden.
Geven o.a. aanleiding tot ontslag:
- Ongepaste seksuele, racistische, intimiderende en/of discriminerende feiten.
- Bewezen diefstal van gelden of goederen toebehorend aan de club.
- Bewezen onrechtmatig gebruik van verboden dopingmiddelen.
- Weigering van het dragen van de clubkledij bij officiële organisaties van de VAL.
- Weigering van betaling van lidgeld binnen de voorgestelde betalingstermijn.
- Weigering van betaling van boetes die het gevolg zijn van nalatigheid van de atleten.
- Moedwillige bedekking van de publiciteit op de officiële wedstrijdkledij van de club.
- Het toebrengen van slagen en/of verwondingen aan andere leden of derden, tijdens organisaties van de club of op andere wedstrijden.
- Vandalisme bij organisaties van de club.
De Raad van Bestuur kan beslissen akkoorden aan te gaan met andere clubs, om een samenwerkingsvoorstel aan te gaan, zolang deze handelingen en/of akkoorden het belang, de eigenheid, de doelstellingen en de werking van de club niet schaden.
De Raad van Bestuur zal in zijn midden een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris en vervangend secretaris aanstellen, evenals een penningmeester, een materiaalverantwoordelijke, jeugdcoördinator, een trainingscoördinator, een verantwoordelijke voor de recreanten en een verantwoordelijke voor de sociale activiteiten. Andere functies kunnen worden voorzien in het licht van de bijzondere kennis en ervaring aanwezig binnen de Raad van Bestuur. Ten allen tijde kan een lid zijn of haar functie tijdelijk delegeren aan een ander lid.
1.4. De voorzitter, de ondervoorzitter
Volgende taken behoren ook tot zijn functie: het vertegenwoordigen van de club op vergaderingen van het provinciaal comité, jaarlijkse algemene vergadering VAL , gemeente, sportdienst en andere clubs enz.
De voorzitter kan, na overleg met minstens twee leden van de raad van bestuur, ten allen tijde dringende maatregelen treffen in het belang van de vereniging.
De Voorzitter, indien afwezig, wordt vertegenwoordigd door de ondervoorzitter.
1.5. De secretaris
De secretaris heeft als taak de administratie te verzorgen betreffende:
- De VAL, de KBAB, IAAF en BLOSO, andere clubs en onderafdelingen (zo die er zijn).
- Internationale-, nationale-, provinciale-, en gemeentelijke overheden of instanties.
- Sponsors.
- Verzekeringsmaatschappijen voor de atleten en bestuurders en alle andere derden in associatie met de club
- Inschrijvingen, aanvragen van benodigdheden bij diverse organisaties, aanvragen en verzamelen van prijsoffertes, subsidieaanvragen, doorsturen van opgestelde begrotingen naar de bevoegde instanties.
- Inschrijven van atleten voor kampioenschappen.
- Bedelen van de jaarlijkse lidkaarten na verificatie van de storting van de lidgelden bij de penningmeester, het verdelen van de startnummers voor het nieuwe atletiekseizoen aan de atleten.
- Eenzijdig afschrijven van leden die meer dan twee seizoenen inactief zijn.
De secretaris woont de door het provinciaal comité georganiseerde vergadering waarop de meetings voor het zomerseizoen worden toegekend bij (kalendercongres).
Voor een goede werking van de vereniging kunnen, mits goedkeuring van de Raad van Bestuur, de taken desgevallend gesplitst worden over meerdere personen.
1.6. De penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor:
- Het financieel verslag van de voorbije activiteiten aan de RVB.
- De jaarlijkse begroting.
- De jaarrekening.
- De neerlegging van de vereiste documenten bij de griffie van koophandel in kader van de VZW wetgeving.
- Het uitvoeren van de fiscale verplichtingen t.o.v. alle nodige instanties.
- Het beheer van de rekeningen op naam van AC HAMME VZW.
- De opvolging van lidgelden.
- De sponsorgelden.
- Alle betalingen t.o.v. de V.A.L. en de K.B.A.B. en alle andere instanties waarmee de club is geassocieerd.
- Het uitbetalen van vergoedingen aan de trainers, atleten en aan derden.
De penningmeester mag zich laten bijstaan door een boekhouder.
1.7. De verantwoordelijke voor de jeugd (jeugdcoördinator)
Met de “jeugd” wordt hier bedoeld de benjamins, pupillen, miniemen cadetten en scholieren.
De jeugdcoördinator zetelt in de RVB. en is in bezit van minimaal een B diploma.
De jeugdcoördinator heeft als taak:
- De begeleiding van jeugdtrainer(s).
- De begeleiding van atleten in hun sportieve loopbaan.
- Het opstellen van een wedstrijdkalender i.s.m. de jeugdtrainers.
- Organisatie Fundagen i.s.m. de jeugdtrainers.
- Het aanwerven van nieuwe jeugdtrainers i.s.m. de RVB.
Hij/zij mag zich door andere(n) laten bijstaan of bepaalde taken aan een andere trainer delegeren. De initiatieven van de jeugdcoördinator dienen steeds door de Raad van Bestuur te worden goedgekeurd.
De jeugdcoördinator is de spreekbuis van de jeugd en van hun ouders naar de Raad van Bestuur toe.
1.8. Trainerscoördinator
De trainerscoördinator zetelt in de RVB. en is in het bezit van minimaal een B diploma.
De trainerscoördinator heeft als taak:
- De trainers van de club aan te sporen tot het behalen van een hoger diploma.
- Externe trainers aan te spreken om een clubclustering te vormen, dit alles in samenspraak met de jeugdcoördinator en andere trainers en de RVB.
- De verschillende trainingen alsook de trainingsuren en trainingsmodaliteiten te coördineren.
- In overleg met de individuele specialiteitentrainers de ploegen voor de Beker van Vlaanderen samen te stellen.
- Op de Raad van Bestuur verslag uit te brengen over het verloop van de sportieve activiteiten en trainingen, de voorstellen tot aankoop van materialen, gebruik van de powerzaal en eventuele problematieken rond bepaalde atleten of trainers, alsook over de organisatie van eventuele stages en/of buitenlandse wedstrijden.
1.9. Jogverantwoordelijke
Hij/zij zetelt in de RVB en zal deze op de hoogte brengen van geplande activiteiten en/of deelname aan loopwedstrijden.
De Jogverantwoordelijke heeft als taak:
- Het aanwerven van nieuwe begeleiders, na goedkeuring van de RVB.
- Het coördineren van de andere jogbegeleiders.
- De organisatie van start2run en andere activiteiten (gemeente).
- Het motiveren van de start2runners om aan te sluiten bij de club.
1.10. Bijzondere functies
De Raad van Bestuur kan ten allen tijde bijzondere functies instellen zoals een kledijverantwoordelijke, een webmaster, een verantwoordelijke van het clubblad enz.
1.11. Jeugdbestuur
Het is samengesteld uit leden van de RVB, ouder(s), atleten jonger dan 17j, jeugdtrainer(s) en de jeugdcoördinator. Het staat in voor de organisatie en coördinatie van het jeugdbeleid, de kampen, uitstappen en andere activiteiten.
1.12. Trainersvergadering
Het is samengesteld uit leden van de RVB, de trainerscoördinator en de trainers. Zij bespreekt de organisatie en coördinatie van de trainingen en de selectie van de competitie atleten voor de kampioenschappen en de interclubs.
2. Gebruik van de “naam of benaming” atletiekclub Hamme en zijn logo.
Dit is het logo dat in atletiekclub Hamme geldig is en wordt gebruikt bij alle officieel drukwerk en in alle briefwisseling.
Het gebruik van de ‘naam of benaming AC HAMME en van de logo’s, is zonder schriftelijke toestemming van de Raad van Bestuur ten allen tijde verboden
1. Op/bij alle drukwerk buiten het officiële drukwerk van de club enerzijds en alle publiciteit van gelijk welke aard buiten deze gevoerd door de Raad van Bestuur in het kader van gelijk welke doelstelling.
2. Op alle kledij van gelijk welke aard buiten de clubkledij.
3. Toetreding, uittreding, schorsing en uitsluiting van leden
AC HAMME houdt zich betreffende aansluiting van nieuwe atleten aan de geldende regels van de VAL hieromtrent.
AC HAMME heeft twee soorten aangesloten atleten:
competitieve en recreatieve atleten. Beide categorieën hebben een verschillend statuut en betalen ook een verschillend bedrag aan lidgeld.
Beide categorieën zijn verzekerd via de door de federatie VAL afgesloten verzekering. Het is aan de kandidaat nieuwe atleten om te bepalen tot welke categorie (atleten of recreanten) ze willen toetreden.
3.1. Toetreding van atleten
Atleten zijn leden vanaf de leeftijd van 6 jaar, die trainen onder begeleiding van een trainer en al dan niet competitie wedstrijden meedoen.
Voor een atleet aansluit, heeft hij/zij het recht tot inzage van het huishoudelijk reglement van AC HAMME. Zij/hij zal op de hoogte gebracht worden van de gedragscode van de club en er zich aan houden.
Ter kennismaking heeft hij/zij recht om gratis 2 weken clubtrainingen bij te wonen. Wie nadien de trainingen wil blijven bijwonen is verplicht een aansluitingskaart te ondertekenen bij AC HAMME VZW.en het lidgeld over te maken. Indien de atleet hierin laattijdig of nalatig is kan hij/zij niet rekenen op de rechten van het lidmaatschap. Hij/zij stelt zijn daden onder eigen verantwoordelijkheid.
3.2. Toetreding van recreanten
Recreanten zijn leden die vanaf de leeftijd van 16 jaar trainen onder begeleiding van onze jogbegeleiders.
Voor een recreant aansluit, heeft hij/zij het recht tot inzage van het huishoudelijk reglement van AC HAMME. Zij/hij zal op de hoogte gebracht worden van de gedragscode van de club en er zich aan houden.
Ter kennismaking hebben zij recht om gratis 2 weken clubtrainingen bij te wonen. Wie nadien de trainingen wil blijven bijwonen is verplicht een aansluitingskaart te ondertekenen bij AC HAMME VZW.en het lidgeld over te maken. Indien de atleet hierin laattijdig of nalatig is kan hij/zij niet rekenen op de rechten van het lidmaatschap. Hij/zij stelt zijn daden onder eigen verantwoordelijkheid.
3.3. Toetreding van andere leden dan atleten/recreanten
De Raad van Bestuur kan andere personen toelaten toe te treden tot de vereniging.
Ook hij/zij hebben het recht ter inzage van het huishoudelijk reglement van AC HAMME. Zij/hij zal op de hoogte gebracht worden van de gedragscode van de club en er zich aan houden.
3.4. Uittreding
Teneinde uit te treden uit de vereniging zullen zowel de atleten zich gedragen naar de voorschriften van de VAL en het secretariaat hiervan tijdig op de hoogte brengen. Andere leden dan atleten zullen hun uittreding kenbaar maken aan de secretaris. De lidgelden voor het lopende jaar blijven integraal verschuldigd of verworven.
3.5. Sancties ( boetes, vermaning, schorsing, uitsluiting) & procedures
Gedurende de trainingen en voor de duur ervan mogen de trainers die training geven maatregelen van orde nemen ten aanzien van de atleten die de training volgen. Hoofdtrainer en/of trainingscoördinator zullen de secretaris hiervan op de hoogte stellen.Na het horen van de betrokken partijen kunnen een afvaardiging van minstens drie leden van de RVB alle noodzakelijke dringende maatregelen nemen.
Bij schorsing of uitsluiting zal het betrokken lid de clublokalen, terreinen en accommodaties niet meer mogen gebruiken, noch aantreden in wedstrijden, voor de duur van de schorsing/uitsluiting.
Atleten die bij de uitreiking van het clubklassement, geschorst of uitgesloten zijn, zullen de hen toekomende vergoeding op basis van het clubklassement niet ontvangen.
Een vergoeding zal niet worden uitbetaald zolang de atleet schulden heeft aan de club.
Atleten die zich niet houden aan de reglementen van de VAL, huishoudelijk reglement, reglement clubklassement of de gedragscode van de club of wedstrijden waardoor de club een boete krijgt, zullen deze boete aan de club terugbetalen.
4. De trainers
De Raad van Bestuur zal er naar streven een trainerscorps met gediplomeerde trainers samen te stellen eigen aan de noden van de atleten. Hier onder wordt verstaan dat trainers een getuigschrift dienen behaald te hebben aan de VTS, VAL, BLOSO of een evenwaardig diploma of opleiding.
Er wordt primordiaal gesteld dat AC HAMME één geheel is. De trainers dienen ertoe bij te dragen deze eenheid te bewaren en te verstevigen.
AC HAMME zal enkel beroep doen op trainers van buiten de eigen club indien de begeleiding van de atleten dit noodzakelijk maakt, of indien de club niet optimaal kan instaan voor een maximale begeleiding van een atleet/atlete in een bepaalde discipline.
AC HAMME zal trachten om hun trainers aan te sporen een hoger diploma te behalen.
De trainers worden geacht toe te zien op het tijdig binnenbrengen van de verlengingen van lidmaatschap van de atleten die ze onder hun hoede hebben.
De trainers worden geacht zich te houden aan de stelling van de Raad van Bestuur dat de atleten die de verlenging van lidmaatschap niet betaald hebben voor 31 oktober van elk kalenderjaar, worden uitgesloten van training. De ledenlijst van 1 november zal door de RVB ter beschikking van de trainers gesteld worden om controle te kunnen uitvoeren. De atleten, die zich aanmelden op training maar niet voorkomen op de lijst, moeten overgemaakt worden aan de secretaris.
Het is de trainers toegelaten atleten die niet bij AC HAMME zijn aangesloten toe te laten op hun trainingen op volgende voorwaarden:
AC HAMME sluit met de trainers een vrijwilligersovereenkomst in het kader van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers.
De overeenkomst kan eindigen in onderling akkoord tussen AC HAMME en de trainer of door schriftelijke mededeling van AC HAMME of de trainer.
De trainingsuren kunnen gewijzigd worden in samenspraak met de trainerscoördinator en het bestuur.
De trainers worden aanbevolen een competitieplanning en een trainingsplanning op te stellen voor hun atleten. Het behoort tot hun taak om in de mate van het mogelijke op de door hen geplande competities aanwezig te zijn en hun atleten met raad en daad bij te staan.
Dienstdoende trainers dragen geen verantwoordelijkheid voor atleten die tijdens de trainingsuren op eigen initiatief en zonder specifieke opdracht van de trainer elders trainen.
5. Onkostenvergoeding van trainers
Bij het bepalen van de onkostenvergoeding zal steeds worden gehandeld conform de vrijwilligerswet. Er wordt rekening gehouden met diploma en/of ervaring.
AC HAMME vraagt aan de trainers een verklaring op eer dat hij/zij in de loop van het kalenderjaar nooit een forfaitaire onkostenvergoeding zal ontvangen voor vrijwilligerswerk bij de sportclub en/of bij één of meer andere organisaties die in totaal (voor de verschillende verenigingen samen) hoger is dan de wettelijk toegestane maxima.
6. Rechten en plichten van de aangesloten leden.
6.1. Algemene verplichtingen van de aangesloten atleten.
teksten of interviews of door uitlatingen of gebaren in de visuele en auditieve media.
b. Schade aanbrengen aan materiaal of eigendom van AC HAMME.
c. Diefstal van materiële bezittingen of geld van AC HAMME of van derden.
d. Het uiten van immoreel, seksueel of racistisch gedrag.
6.2. Algemene rechten van de atleten
7. Bijzondere regels betreffende gebruik van clublokalen,trainingsfaciliteiten en materialen.
7.1. Gebruik van clubmateriaal
Het is aan atleten niet toegestaan om materiaal dat eigendom is van de club voor persoonlijk gebruik mee te nemen naar huis of naar meetings of stages in binnen- of buitenland. Indien de trainer oordeelt het materiaal van de club nodig te hebben in omstandigheden of op plaatsen buiten deze van de gewone clubtrainingen, kan deze toestemming geven. Hij zal wel het bestuur op de hoogte brengen en er op toezien dat het materiaal na bepaalde tijd terug intact wordt binnen gebracht.
Elke dienstdoende trainer is verantwoordelijk voor het gebruikte materiaal tijdens zijn trainingen (afhalen, terugbrengen).
Bij vaststelling van tekorten of breuken signaleert de trainer dit aan de trainerscoördinator of bestuur.
Bij ontslag van een lid van de Raad van Bestuur of van de Algemene Vergadering dient het ontslagen lid persoonlijk de in zijn bezit zijnde materialen of toestellen van de club terug te brengen op het secretariaat van de club en dit binnen de acht dagen na de betekening van het ontslag.
7.2. Gebruik van de accommodatie
Enkel en alleen de aangesloten leden die hun lidgeld hebben betaald kunnen gebruik maken van de ruimtes die AC HAMME voor zijn organisaties en/of trainingen voorziet of reserveert, alsook van de materialen die de club huurt, bezit of reserveert.
8. Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement is ten allen tijde ter inzage op het secretariaat aan de piste en via de site van AC HAMME.
Het is atleten en/of ouders niet toegestaan dit reglement ter inzage mee te nemen naar huis.
Er wordt de atleten en/of hun ouders gevraagd bij aansluiting bij de club kennis te nemen van de inhoud van het huishoudelijk reglement.
9. ALGEMENE SLOTBEPALINGEN
Huidig reglement is goedgekeurd op de Raad van Bestuur van 04/07/2011.
1. Op/bij alle drukwerk buiten het officiële drukwerk van de club enerzijds en alle publiciteit van gelijk welke aard buiten deze gevoerd door de Raad van Bestuur in het kader van gelijk welke doelstelling.
2. Op alle kledij van gelijk welke aard buiten de clubkledij.
3. Toetreding, uittreding, schorsing en uitsluiting van leden
AC HAMME houdt zich betreffende aansluiting van nieuwe atleten aan de geldende regels van de VAL hieromtrent.
AC HAMME heeft twee soorten aangesloten atleten:
competitieve en recreatieve atleten. Beide categorieën hebben een verschillend statuut en betalen ook een verschillend bedrag aan lidgeld.
Beide categorieën zijn verzekerd via de door de federatie VAL afgesloten verzekering. Het is aan de kandidaat nieuwe atleten om te bepalen tot welke categorie (atleten of recreanten) ze willen toetreden.
3.1. Toetreding van atleten
Atleten zijn leden vanaf de leeftijd van 6 jaar, die trainen onder begeleiding van een trainer en al dan niet competitie wedstrijden meedoen.
Voor een atleet aansluit, heeft hij/zij het recht tot inzage van het huishoudelijk reglement van AC HAMME. Zij/hij zal op de hoogte gebracht worden van de gedragscode van de club en er zich aan houden.
Ter kennismaking heeft hij/zij recht om gratis 2 weken clubtrainingen bij te wonen. Wie nadien de trainingen wil blijven bijwonen is verplicht een aansluitingskaart te ondertekenen bij AC HAMME VZW.en het lidgeld over te maken. Indien de atleet hierin laattijdig of nalatig is kan hij/zij niet rekenen op de rechten van het lidmaatschap. Hij/zij stelt zijn daden onder eigen verantwoordelijkheid.
3.2. Toetreding van recreanten
Recreanten zijn leden die vanaf de leeftijd van 16 jaar trainen onder begeleiding van onze jogbegeleiders.
Voor een recreant aansluit, heeft hij/zij het recht tot inzage van het huishoudelijk reglement van AC HAMME. Zij/hij zal op de hoogte gebracht worden van de gedragscode van de club en er zich aan houden.
Ter kennismaking hebben zij recht om gratis 2 weken clubtrainingen bij te wonen. Wie nadien de trainingen wil blijven bijwonen is verplicht een aansluitingskaart te ondertekenen bij AC HAMME VZW.en het lidgeld over te maken. Indien de atleet hierin laattijdig of nalatig is kan hij/zij niet rekenen op de rechten van het lidmaatschap. Hij/zij stelt zijn daden onder eigen verantwoordelijkheid.
3.3. Toetreding van andere leden dan atleten/recreanten
De Raad van Bestuur kan andere personen toelaten toe te treden tot de vereniging.
Ook hij/zij hebben het recht ter inzage van het huishoudelijk reglement van AC HAMME. Zij/hij zal op de hoogte gebracht worden van de gedragscode van de club en er zich aan houden.
3.4. Uittreding
Teneinde uit te treden uit de vereniging zullen zowel de atleten zich gedragen naar de voorschriften van de VAL en het secretariaat hiervan tijdig op de hoogte brengen. Andere leden dan atleten zullen hun uittreding kenbaar maken aan de secretaris. De lidgelden voor het lopende jaar blijven integraal verschuldigd of verworven.
3.5. Sancties ( boetes, vermaning, schorsing, uitsluiting) & procedures
Gedurende de trainingen en voor de duur ervan mogen de trainers die training geven maatregelen van orde nemen ten aanzien van de atleten die de training volgen. Hoofdtrainer en/of trainingscoördinator zullen de secretaris hiervan op de hoogte stellen.Na het horen van de betrokken partijen kunnen een afvaardiging van minstens drie leden van de RVB alle noodzakelijke dringende maatregelen nemen.
Bij schorsing of uitsluiting zal het betrokken lid de clublokalen, terreinen en accommodaties niet meer mogen gebruiken, noch aantreden in wedstrijden, voor de duur van de schorsing/uitsluiting.
Atleten die bij de uitreiking van het clubklassement, geschorst of uitgesloten zijn, zullen de hen toekomende vergoeding op basis van het clubklassement niet ontvangen.
Een vergoeding zal niet worden uitbetaald zolang de atleet schulden heeft aan de club.
Atleten die zich niet houden aan de reglementen van de VAL, huishoudelijk reglement, reglement clubklassement of de gedragscode van de club of wedstrijden waardoor de club een boete krijgt, zullen deze boete aan de club terugbetalen.
4. De trainers
De Raad van Bestuur zal er naar streven een trainerscorps met gediplomeerde trainers samen te stellen eigen aan de noden van de atleten. Hier onder wordt verstaan dat trainers een getuigschrift dienen behaald te hebben aan de VTS, VAL, BLOSO of een evenwaardig diploma of opleiding.
Er wordt primordiaal gesteld dat AC HAMME één geheel is. De trainers dienen ertoe bij te dragen deze eenheid te bewaren en te verstevigen.
AC HAMME zal enkel beroep doen op trainers van buiten de eigen club indien de begeleiding van de atleten dit noodzakelijk maakt, of indien de club niet optimaal kan instaan voor een maximale begeleiding van een atleet/atlete in een bepaalde discipline.
AC HAMME zal trachten om hun trainers aan te sporen een hoger diploma te behalen.
De trainers worden geacht toe te zien op het tijdig binnenbrengen van de verlengingen van lidmaatschap van de atleten die ze onder hun hoede hebben.
De trainers worden geacht zich te houden aan de stelling van de Raad van Bestuur dat de atleten die de verlenging van lidmaatschap niet betaald hebben voor 31 oktober van elk kalenderjaar, worden uitgesloten van training. De ledenlijst van 1 november zal door de RVB ter beschikking van de trainers gesteld worden om controle te kunnen uitvoeren. De atleten, die zich aanmelden op training maar niet voorkomen op de lijst, moeten overgemaakt worden aan de secretaris.
Het is de trainers toegelaten atleten die niet bij AC HAMME zijn aangesloten toe te laten op hun trainingen op volgende voorwaarden:
- Na raadpleging van de trainingscoördinator en secretaris.
- Indien reeds aangesloten bij een andere club van de VAL, schriftelijk bevestigen dat zij bij de eerstvolgende transferperiode, bij AC HAMME zullen aansluiten en daarbij het lidgeld betalen.
AC HAMME sluit met de trainers een vrijwilligersovereenkomst in het kader van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers.
De overeenkomst kan eindigen in onderling akkoord tussen AC HAMME en de trainer of door schriftelijke mededeling van AC HAMME of de trainer.
De trainingsuren kunnen gewijzigd worden in samenspraak met de trainerscoördinator en het bestuur.
De trainers worden aanbevolen een competitieplanning en een trainingsplanning op te stellen voor hun atleten. Het behoort tot hun taak om in de mate van het mogelijke op de door hen geplande competities aanwezig te zijn en hun atleten met raad en daad bij te staan.
Dienstdoende trainers dragen geen verantwoordelijkheid voor atleten die tijdens de trainingsuren op eigen initiatief en zonder specifieke opdracht van de trainer elders trainen.
5. Onkostenvergoeding van trainers
Bij het bepalen van de onkostenvergoeding zal steeds worden gehandeld conform de vrijwilligerswet. Er wordt rekening gehouden met diploma en/of ervaring.
AC HAMME vraagt aan de trainers een verklaring op eer dat hij/zij in de loop van het kalenderjaar nooit een forfaitaire onkostenvergoeding zal ontvangen voor vrijwilligerswerk bij de sportclub en/of bij één of meer andere organisaties die in totaal (voor de verschillende verenigingen samen) hoger is dan de wettelijk toegestane maxima.
6. Rechten en plichten van de aangesloten leden.
6.1. Algemene verplichtingen van de aangesloten atleten.
- Voor 31 oktober van elk kalenderjaar: betalen van de jaarlijkse clubbijdrage (lidgeld) waarvan het bedrag door de Raad van Bestuur wordt bepaald. De vastgestelde bedragen van de lidgelden worden gepubliceerd op de site voor aanvang van het nieuwe atletiekseizoen.
- Voor 31 oktober van elk kalenderjaar: binnen brengen van de kaarten voor de vernieuwing van lidmaatschap bij aanvang van het nieuwe atletiek seizoen.
- De atleten die op datum van 31 oktober van elk kalenderjaar hun verlenging van lidmaatschap niet hebben binnengebracht en betaald worden niet meer toegelaten op training.
- Het dragen van de officiële wedstrijdkledij of officiële clubtraining op tijdens alle competities en op alle podia van gelijk welk kampioenschap in binnen- en/of buitenland met daarop duidelijk zichtbaar de sponsor(s) van de club.
- De atleten geven tevens het recht aan de club om gratis foto’s en gegevens van de atleten van wedstrijden en clubgebonden activiteiten te publiceren.
- Atleten die geselecteerd zijn voor nationale en internationale wedstrijden, zullen bij niet rechtsgeldig afzeggen van hun deelname de boete opgelegd door de VAL terug betalen aan AC HAMME.
- Kunnen aanleiding geven tot tijdelijke of definitieve schorsing van lidmaatschap, na het ‘horen’ van de atleet door het bestuur:
teksten of interviews of door uitlatingen of gebaren in de visuele en auditieve media.
b. Schade aanbrengen aan materiaal of eigendom van AC HAMME.
c. Diefstal van materiële bezittingen of geld van AC HAMME of van derden.
d. Het uiten van immoreel, seksueel of racistisch gedrag.
- Verplichte aanwezigheid op de jaarlijkse huldiging. (zie reglement clubklassement).
- Zich houden aan de gedragscode.
6.2. Algemene rechten van de atleten
- Het recht op gebruik van de trainingsfaciliteiten conform de instructies van de verantwoordelijken en trainers.
- Het recht op het dragen van een andere uitrusting dan de officiële clubuitrusting als de reglementering van de VAL dit in bepaalde omstandigheden of competities vereist.
7. Bijzondere regels betreffende gebruik van clublokalen,trainingsfaciliteiten en materialen.
7.1. Gebruik van clubmateriaal
Het is aan atleten niet toegestaan om materiaal dat eigendom is van de club voor persoonlijk gebruik mee te nemen naar huis of naar meetings of stages in binnen- of buitenland. Indien de trainer oordeelt het materiaal van de club nodig te hebben in omstandigheden of op plaatsen buiten deze van de gewone clubtrainingen, kan deze toestemming geven. Hij zal wel het bestuur op de hoogte brengen en er op toezien dat het materiaal na bepaalde tijd terug intact wordt binnen gebracht.
Elke dienstdoende trainer is verantwoordelijk voor het gebruikte materiaal tijdens zijn trainingen (afhalen, terugbrengen).
Bij vaststelling van tekorten of breuken signaleert de trainer dit aan de trainerscoördinator of bestuur.
Bij ontslag van een lid van de Raad van Bestuur of van de Algemene Vergadering dient het ontslagen lid persoonlijk de in zijn bezit zijnde materialen of toestellen van de club terug te brengen op het secretariaat van de club en dit binnen de acht dagen na de betekening van het ontslag.
7.2. Gebruik van de accommodatie
Enkel en alleen de aangesloten leden die hun lidgeld hebben betaald kunnen gebruik maken van de ruimtes die AC HAMME voor zijn organisaties en/of trainingen voorziet of reserveert, alsook van de materialen die de club huurt, bezit of reserveert.
8. Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement
Het huishoudelijk reglement is ten allen tijde ter inzage op het secretariaat aan de piste en via de site van AC HAMME.
Het is atleten en/of ouders niet toegestaan dit reglement ter inzage mee te nemen naar huis.
Er wordt de atleten en/of hun ouders gevraagd bij aansluiting bij de club kennis te nemen van de inhoud van het huishoudelijk reglement.
9. ALGEMENE SLOTBEPALINGEN
Huidig reglement is goedgekeurd op de Raad van Bestuur van 04/07/2011.
